Vol verbazing heb ik vorig jaar de toelichting gelezen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) op de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS). Hierin wordt vermeld dat een handboek niet verplicht is voor het verlicht regime. Ik vind dit een gevaarlijke uitspraak. Feitelijk klopt het, maar een handboek heeft grote meerwaarde, zeker voor kleine accountantskantoren.
In de NVKS staat dat als een accountantskantoor geen handboek heeft, het kantoor er op een andere wijze voor moet zorgen dat een NVKS-opdracht wordt uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving. Dit betekent dat u als accountant iedere dag het nieuws moet bijhouden voor wat betreft wijzigingen in wet- en regelgeving en dat u deze wijzigingen moet doorvoeren.
Aangezien dit veel tijd en moeite kost, kiezen sommige kantoren voor het kleinste handboek. Voldoet uw kantoor met een handboek van tien pagina’s aan de verplichting om een NVKS-opdracht uit te voeren conform wet- en regelgeving? Vaak niet. Dergelijke handboeken werken prima op opdrachtniveau, maar missen op kantoorniveau doorgaans belangrijke elementen. En vanuit de NVKS wordt verwacht dat ook op kantoorniveau wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Neem bijvoorbeeld de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op opdrachtniveau heeft dit weinig invloed maar op kantoorniveau moet u echt een aantal zaken in kaart brengen en geregeld hebben.
Moet er dan binnen uw kantoor een dik boekwerk als handboek worden opgesteld? Nee, niet per se. De NVKS biedt namelijk de ruimte om te schrappen daar waar nodig. Voor het verlicht regime geldt een verlichting op kantoorniveau. Voor het ‘normale’ regime geldt dat enkele belangrijke zaken op kantoorniveau naar aard en omvang geïmplementeerd mogen worden. Voor beide regimes geldt uiteraard dat uw handboek kantoorspecifiek gemaakt moet worden. Ten eerste is het kantoorhandboek leidend binnen het kantoor. Wat hierin beschreven staat, dient u te doen. Ten tweede kunt u overbodige zaken of elementen die niet spelen op uw kantoor schrappen.
Novak biedt al jaren een digitaal handboek: het Novak Kwaliteitssysteem. Novak is van mening dat een uitgebreid kwaliteitssysteem uitgeleverd moet kunnen worden aan haar leden. Voordeel hiervan is dat vakspecialisten voor u nadenken en de wet- en regelgeving vertalen naar praktische instructies en modellen. De gebruiker van het Novak Kwaliteitssysteem hoeft alleen maar na te denken of bepaalde instructies hier en daar moeten worden aangescherpt om volledig aangesloten te zijn op de werkwijze binnen het kantoor. Daarnaast is het kwaliteitssysteem van Novak volledig en is alle geldende wet- en regelgeving erin verwerkt, zowel op kantoor- als op opdrachtniveau. Met het Novak Kwaliteitssysteem heeft u zonder hoge consultancykosten een kwaliteitssysteem waar u van op aankunt. U hoeft na het kantoorspecifiek maken van uw kwaliteitssysteem alleen maar van tijd tot tijd updates te verwerken.
Een handboek is daarmee een blauwdruk van uw kantoor en ondersteunt u bij het voldoen aan wet- en regelgeving, ook onder het verlicht regime. Daarnaast kunt u vertrouwen op de volledigheid en juistheid van de inhoud en bent u weinig tijd kwijt aan onderhoud. De tijd die u hiermee bespaart, kunt u besteden aan uw cliënten.
Deze column is geschreven door onze adviseur mkb-accountancy Thijs van der Linden AA. Deze column komt uit Accountantsmagazine nummer 2 van 2018, dat in week 26 bij onze leden op de mat is gevallen. Bent u geen lid, maar wel nieuwsgierig naar de rest van de artikelen? Dan kunt u het magazine hier digitaal lezen.