Het aftrekken van kosten van de winst is een belangrijk voordeel voor ondernemers, maar deze aftrek is gebonden aan regels. Alleen uitgaven die daadwerkelijk in het belang van de onderneming zijn, komen voor aftrek in aanmerking. De grens tussen zakelijk en privé is echter niet altijd even duidelijk. Wat gebeurt er bij twijfelgevallen? En hoever mag de Belastingdienst of de rechter gaan bij de beoordeling? In dit blog wordt ingegaan op de fiscale regels rond zakelijke kosten, relevante rechtspraak en de risico’s van onterechte aftrek, inclusief de mogelijke strafrechtelijke gevolgen bij fraude.
Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar
Alleen kosten die een zakelijk karakter hebben zijn aftrekbaar van de winst van een onderneming. Dit betekent dat de kosten moeten zijn gemaakt ten behoeve van de onderneming en niet voor privédoeleinden. Dit volgt uit het principe dat alleen winst is belast en de wijze waarop winst wordt berekend (grofweg opbrengst minus bedrijfskosten). De Belastingdienst heeft aangekondigd hier strenger op te gaan controleren.
Beroemd zijn het Cessna-arrest, het Bentley-arrest en het Renpaardenarrest. De slotsom van deze arresten is dat de Belastingdienst en de rechter niet op de stoel van de ondernemer mogen plaatsnemen om te bepalen wat in het belang van de onderneming is. Dat is aan de ondernemer. Echter, als de kosten in een zodanige wanverhouding staan tot het nut dat zij voor de onderneming opleveren dat geen redelijk denkend ondernemer deze uitgaven zou doen, dan zijn zij niet (volledig) aftrekbaar. Kosten die zowel zakelijk als privé zijn, zoals het gebruik van een mobiele telefoon, zijn gedeeltelijk aftrekbaar.
Bij twijfelgevallen kan het lonen discussie te voeren
Als de Belastingdienst stelt dat kosten niet (volledig) aftrekbaar zijn, is dat niet het laatste woord. Uiteindelijk bepaalt de rechter of kosten aftrekbaar zijn. Zo oordeelde de Hoge Raad in 2024 dat een ondernemer die in Limburg woonde en die voor opdrachten in Amsterdam en Tilburg moest zijn, de kosten van overnachtingen en restaurantbezoek (ontbijt, lunch en diner) mocht aftrekken van zijn winst. De rechtbank en het hof hadden nog geoordeeld dat de kosten van de maaltijden een overheersend privékarakter hadden vanwege de noodzaak om te eten en te drinken. Maar daar ging de Hoge Raad dus niet in mee. Bovendien kan bij twijfelgevallen geen boete worden opgelegd aan de ondernemer. Dat geldt helemaal als de accountant of boekhouder heeft gezien om wat voor kosten het ging en daar geen vragen over heeft gesteld.
Bij evidente gevallen is waakzaamheid en bijstand geboden
Het komt ook voor dat doelbewust kosten worden afgetrokken waarvan iedereen weet dat ze niet zakelijk zijn (fraude). Om de accountant of boekhouder om de tuin te leiden worden dan vaak valse facturen opgemaakt. Zo werd interieurinrichter Jan des Bouvrie in 2010 opgepakt omdat hij facturen zou hebben verstuurd aan het bedrijf van een vastgoedhandelaar, terwijl die volgens de fiscus en het OM betrekking hadden op het inrichten van privéwoningen van de handelaar. Des Bouvrie schikte zijn strafzaak. Vanaf een benadelingsbedrag – zeg maar gemiste belasting – van € 20.000 en een vermoeden van opzet moet een fiscale zaak worden aangemeld bij het OM voor mogelijke strafrechtelijke vervolging. Vanaf € 100.000 is het uitgangspunt dat de zaak strafrechtelijk wordt vervolgd.
Het kan ook zijn dat de accountant van de onderneming vragen stelt over de zakelijkheid van kosten. In veel gevallen heeft hij dan al een verplichte melding gemaakt bij de autoriteiten van een ongebruikelijke transactie (in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Als het gaat om een wettelijk verplichte controle van de jaarrekening dan moet de accountant bij een redelijk vermoeden van fraude van enige omvang hiervan melding doen bij de opsporingsautoriteiten. Dat hoeft hij dan weer niet als zijn klant met een (herstel)plan komt om de fraude ongedaan te maken en herhaling te voorkomen en hij dat plan ook zo snel mogelijk uitvoert. Daarnaast dient er in veel gevallen een suppletie-melding te worden gedaan om de gevolgen van de fraude voor de omzetbelasting recht te trekken. Als de fiscus of de accountant vragen stelt over privékosten die als zakelijke kosten zijn afgetrokken, is het verstandig een fiscaal advocaat te raadplegen en met hem of haar te bespreken of het verstandig is openheid van zaken te geven (en zo ja, hoe).
Conclusie
In dit blog is de toegenomen aandacht van de Belastingdienst besproken voor ondernemers die privékosten als zakelijke uitgaven aftrekken. Alleen kosten met een zakelijk karakter zijn aftrekbaar van de winst, waarbij de uitgaven een duidelijk verband moeten hebben met de bedrijfsvoering. Als kosten duidelijk disproportioneel zijn ten opzichte van het zakelijke nut, kunnen ze worden geweigerd. In twijfelgevallen kan het echter lonen om de discussie aan te gaan, zoals bleek uit een recent arrest van de Hoge Raad waarbij maaltijdkosten van een ondernemer tóch aftrekbaar werden geacht. Wanneer er echter sprake is van evidente privé-uitgaven die als zakelijke kosten worden opgevoerd, bijvoorbeeld met behulp van valse facturen, komt dit neer op fraude. In dergelijke gevallen kan de accountant verplicht zijn dit te melden, onder andere op grond van witwasregelgeving. Als de Belastingdienst of de accountant vragen stelt over dergelijke aftrekposten, is het raadzaam juridisch advies in te winnen en zorgvuldig te beoordelen of (en zo ja, hoe) openheid van zaken gegeven wordt.
N. (Nick) van den Hoek Jaeger Advocaten-belastingkundigen
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem contact op met de heer van den Hoek van Novak, klik hier.
