Vanaf heden is de update 2025 voor het Novak Kwaliteitssysteem beschikbaar voor kantoren die vallen onder het verlicht regime NVKS. Dit voor de modules:
- Kantooropzet en beheersing;
- Kantoorregelingen;
- Samenstellingsopdrachten;
- Overige non-assurance-opdrachten;
- Beoordelingsopdrachten;
- Controleopdrachten;
- Bijzondere assurance-opdrachten;
- Modellenbibliotheek.
Deze update staat in het teken van de implementatie van de NVKM, SKM 1, SKM 2 en 3N.
Inhoud op hoofdlijnen
Accountants krijgen te maken met nieuwe kantoorregelgeving. De Nadere voorschriften kwaliteitssysteem (NVKS) worden vervangen. De vervangers van de NVKS zijn de:
- Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM);
- Standaard voor kwaliteitsmanagement (1, 2 en 3N).
Handleiding
Voor zowel de gedetailleerde informatie over de inhoud als de hulp bij de verwerking van deze update (en dan met name het binnenhalen van nieuwe modules, het kantoorspecifiek maken en vervolgens archiveren van de oude modules) is een handleiding beschikbaar die je hier kunt downloaden. Wij raden je dringend aan om de handleiding door te nemen alvorens je met de updateverwerking aan de slag gaat. Hiermee ben je ook vaktechnisch weer helemaal bij voor wat betreft de wijzigingen in jouw kwaliteitssysteem.
Lees dit bericht verder door voor nadere informatie over deze update.
Inwerkingtreding nieuwe regelgeving
De inwerkingtreding van deze nieuwe regelgeving verschilt per type kantoor.
Voor alle accountantskantoren zonder reguliere Wta-vergunning zoals jouw kantoor, geldt de nieuwe regelgeving vanaf 1 januari 2027. Dat betekent dat de overgang naar de nieuwe kantoorregelgeving in 2026 gerealiseerd dient te worden.
SKM 1 brengt fundamentele verandering
SKM 1 brengt een fundamentele verandering teweeg in de wijze waarop een accountantskantoor met kwaliteit omgaat. Accountantskantoren moeten niet alleen regels volgen, maar actief kwaliteitsdoelstellingen formuleren, kwaliteitsrisico’s in kaart brengen en maatregelen treffen. Vervolgens moet dit geheel periodiek worden gemonitord en geëvalueerd. Zo nodig dient herstel plaats te vinden om tekortkomingen te herstellen. Dit alles dient aantoonbaar te worden vastgelegd. Daarmee verschuift de focus van een statisch handboek naar een levend systeem waarbij het gehele kantoor betrokken dient te zijn.
Schaalbaarheid van regelgeving en content
Een andere belangrijke wijziging is dat het verlicht regime komt te vervallen zoals de NVKS kent. De nieuwe regels zijn schaalbaar wat betekent dat de onderdelen dienen te worden toegepast die op basis van de aard en omstandigheden van het kantoor passend zijn. Dit stelt ook eisen aan de inhoud van het Novak Kwaliteitssysteem. Het betekent onder andere dat de content voor het verlicht regime NVKS onder de nieuwe kantoorregelgeving niet langer voldoet. De module Kantooropzet en beheersing en de module Kantoorregelingen worden daarom vervangen door de modules van het (nu nog) standaard regime NVKS die inmiddels NVKM / SKM-proof zijn gemaakt. De update voor deze modules is sinds 5 september 2025 beschikbaar.
Dit betekent verder dat ook de inhoud van het Novak Kwaliteitssysteem schaalbaar dient te zijn. Alleen op deze manier past de inhoud voor zowel kleine kantoren als middelgrote kantoren. Op basis van de aard en omstandigheden van het kantoor kunnen onderdelen in het Novak Kwaliteitssysteem eenvoudig aan of uit worden gezet.
Deze update brengt een aantal uitbreidingen met zich mee die met name bedoeld zijn voor grotere kantoren. Echter kan het voorkomen dat je als klein kantoor er toch gebruik van wilt maken om moverende redenen. Bij de updateverwerking maak je een keuze of je dergelijk uitbreidingen al dan niet wilt implementeren binnen jouw kantoor. Deze zijn dus niet standaard verplicht voor alle kantoren om te voldoen aan SKM 1.
Wanneer deze update verwerken
Aangezien de inhoud van deze update nagenoeg volledig in het teken staat van de overstap naar de nieuwe kantoorregelgeving is het raadzaam om deze update pas te verwerken wanneer je het kwaliteitssysteem geschikt wil gaan maken voor de overstap naar de nieuwe kantoorregelgeving. Doordat je twee nieuwe modules krijgt kunnen de twee bestaande modules nog actief blijven totdat de volledige overstap naar de nieuwe kantoorregelgeving is gemaakt. Inhoudelijk zijn er uiteraard grote overeenkomsten tussen de bestaande module Kantooropzet en -beheersing en de module Kantoorregelingen als je deze vergelijkt met de nieuwe versies die nu in het kader van de nieuwe kantoorregelgeving beschikbaar zijn.
Inhoud van deze update op hoofdlijnen
Deze update brengt de volgende wijzigingen op hoofdlijnen met zich mee (beschreven vanuit de nieuwe module Kantooropzet en -beheersing en de module Kantoorregelingen).
Uitbreiding Novak Kwaliteitssysteem ten behoeve van SKM 1
SKM 1 vraagt om een uitbreiding in het Novak Kwaliteitssysteem die met deze update wordt toegevoegd aan jouw Scienta-omgeving: het Quality framework accountancy (QFA). Lees alles over dit framework in de uitleg zoals hier beschikbaar is. De inrichting van dit framework is de belangrijkste stap voor jou als gebruiker van het Novak Kwaliteitssysteem om de nieuwe regelgeving te implementeren.
Ingrijpende wijzigingen in de module Kantooropzet en beheersing
De grote wijzigingen om aansluiting te vinden in de nieuwe regelgeving zijn beperkt gebleven tot de module Kantooropzet en beheersing. De module Kantooropzet en beheersing is opgedeeld in twee delen. Het deel over de kantooropzet en het beleid gaat verder als module Kantooropzet en -beleid. Hierin komen alle reeds bestaande artikelen over de kantooropzet en het beleid terug.
Het deel over de beheersing van kwaliteit is met deze update nieuw opgezet met het QFA zoals hiervoor is beschreven. Het onderdeel ‘Beheersing’ is hiervoor omgebouwd tot een zelfstandige module in het Novak Kwaliteitssysteem en heet vanaf nu ‘Quality framework accountancy’. Deze module bevat nieuwe instructies voor de risico-inschatting, het monitoring- en herstelproces en de evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem uit SKM 1. Ook de kwaliteitsdoelstellingen, kwaliteitsrisico’s en maatregelen krijgen hier een plek door middel van de nieuwe techniek in Scienta: ‘objecten’.
Het dringende advies is om de hierboven genoemde beschikbare uitleg over het QFA eerst zorgvuldig door te lezen alvorens hiermee aan de slag te gaan. Dit maakt het implementatieproces van de nieuwe regelgeving eenvoudiger, sneller en efficiënter. Met de komst van het QFA vindt de vastlegging van de jaarlijkse evaluatie vanaf heden eveneens in het Novak Kwaliteitssysteem plaats. Op deze wijze ligt alle relevante informatie over (de werking van) het kwaliteitsmanagementsysteem vast op één centrale plek. Ook eventuele aanvullende documenten die bij de monitoring- en evaluatiewerkzaamheden zijn gebruikt kunnen hier worden vastgelegd.
Onderhoudsabonnement
Het beheer van jouw Novak Kwaliteitssysteem is eenvoudig geregeld met het aanvullende onderhoudsabonnement! Hiermee heb je geen omkijken meer naar het beheer van jouw Novak Kwaliteitssysteem (kantoorspecifiek maken, updates verwerken, etc.). Informatie over dit aanvullende abonnement vind je hier op de website van Novak. Lees de ervaringen van kantoren die reeds lange tijd gebruik maken van het aanvullende onderhoudsabonnement op www.mijnkwaliteitssysteem.nl/reviews.
Nog vragen?
Mocht je nog vragen hebben over deze update of de verwerking daarvan, dan kan je een e-mail sturen naar redactie@novak.nl. Voor (technische) vragen over (de toegang tot) Scienta kan je contact opnemen met Scienta (0341 – 700 256) of support@scienta.nl.
Novak DIRECT
Graag attendeer ik je tot slot nog op de mogelijkheid om hier rechtstreeks jouw vragen aan één van de adviseurs van Novak DIRECT te stellen.
Ik wens je namens alle leden van het Novak-redactieteam alvast fijne feestdagen en een gelukkig, succesvol en gezond 2026!
Met vriendelijke groeten,
Marcel Kurvers
Projectmanager Novak Kwaliteitssysteem
