De komende maanden staan voor het redactieteam in het teken van de ontwikkeling van de update voor het Novak Kwaliteitssysteem 2018. Deze update komt dit najaar beschikbaar. Hierbij informeren wij u nu al over de ontwikkelingen en de laatste stand van zaken.
De module Kantoorregelingen (zowel voor ‘standaard’ als ‘verlicht’ regime NVKS), de module Administratieve dienstverlening en de module Samenstellingsopdrachten worden van een update voorzien. Hieronder leest u de wijzingen en aanvullingen op hoofdlijnen.
Module Kantoorregelingen
NVKS
Om kantoren te ondersteunen bij het vormgeven en vastleggen van de verplichte periodieke evaluatie vanuit de NVKS, worden de instructies en modellen voor evaluatie vernieuwd en uitgebreid voor kantoren die bijvoorbeeld alleen samenstellingsopdrachten uitvoeren. De huidige modellen zijn in de basis bedoeld voor kantoren die assurance-opdrachten uitvoeren. Voor veel kantoren is dit het eerste jaar dat een dergelijke evaluatie binnen het kantoor wordt uitgevoerd en het redactieteam heeft verzoeken van gebruikers gekregen om aanvullende modellen voor vastlegging van de evaluatie te ontwikkelen.
NOCLAR
Per 1 januari 2019 dienen de Nadere Voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws and Regulations) te worden gevolgd. Dit zijn nieuwe nadere voorschriften voor alle accountants die aangeven wat er van hen verwacht wordt en hoe zij moeten handelen als regels niet worden nageleefd door de eigen organisatie of door een cliënt. Begin dit jaar heeft een consultatieronde ten aanzien van NOCLAR plaatsgevonden. De definitieve versie van deze nadere voorschriften moet door de NBA nog beschikbaar worden gesteld en zal worden verwerkt in de module Kantoorregelingen.
Aanvullende maatregelen voor kantoren met Wta-vergunning
Vanuit de 53 maatregelen uit het NBA-rapport ‘In het Publiek belang: het kan echt beter!’ is voor niet-oob’s door een NBA-werkgroep, waarin onder andere ook Novak is vertegenwoordigd, een doorvertaling gemaakt van maatregelen. Deze maatregelen zijn twee jaar geleden in het Novak Kwaliteitssysteem geïmplementeerd. De content die specifiek in het kader van deze maatregelen is geschreven, begint veelal met ‘In het kader van het rapport ‘In het Publiek Belang, het kan echt beter!’’. Deze maatregelen zijn vooralsnog alleen bedoeld voor kantoren met een Wta-vergunning die wettelijke controleopdrachten uitvoeren. Om eventuele onduidelijkheid hierover weg te nemen, wordt dit bij de aankomende update tekstueel verder verduidelijkt.
Wwft
Op 25 juli 2018 is de Implementatiewet vierde anti-witwasrichtlijn in werking getreden. Dit betekent dat instructies en modellen op het gebied van de Wwft in de module Kantoorregelingen moeten worden aangescherpt. Op dit moment is een geactualiseerde Leidraad Wwft vanuit de AFM beschikbaar. Naar verwachting zal de NBA de beschikbare documentatie over de Wwft de komende periode actualiseren en beschikbaar stellen. In afwachting hiervan zal de content in het Novak Kwaliteitssysteem eveneens van een update worden voorzien. Afhankelijk van het tijdstip waarop de NBA deze documentatie beschikbaar stelt, worden de aanscherpingen in het kader van de Wwft nog meegenomen in de update waarin ook de hierboven genoemde punten zijn opgenomen. Wanneer de documentatie vanuit de NBA later beschikbaar komt dan de releasedatum van de Novak-update, komen de wijzigingen door middel van een aanvullende update later dit najaar alsnog beschikbaar.
Administratieve dienstverlening
Bij de implementatie van de huidige Standaard 4410 in 2015 in het Novak Kwaliteitssysteem, is een nieuwe module Administratieve dienstverlening ontwikkeld en beschikbaar gesteld aan de gebruikers. Dit om kantoren te ondersteunen bij de implementatie van kwaliteitsmaatregelen op opdrachtniveau om de kwaliteit bij de administratieve dienstverlening te waarborgen. Nu, drie jaar later, zien we dat de meeste gebruikers van het Novak Kwaliteitssysteem hun weg hebben gevonden in het vormgeven van de administratieve dienstverlening in relatie tot de samenstellingsopdracht. Dit betekent dat de huidige module wordt teruggebracht naar één instructie die de uitvoerende werkzaamheden van de administratieve dienstverlening beschrijft (de huidige ‘Instructie uitvoering’). De overige instructies komen daarmee te vervallen, evenals de ondersteunende checklists in de modellenbibliotheek en de diverse dossiertemplates van Unit4, CaseWare, Infine en MLE. Enkele werkprogramma’s voor de administratieve dienstverlening blijven behouden en kunnen facultatief gebruikt blijven worden. Op kantoorniveau kan er uiteraard voor gekozen worden om de module zo te laten zoals deze nu is, wanneer u deze in zijn geheel binnen het kantoor heeft geïmplementeerd en de inhoud daadwerkelijk wordt nageleefd. In de praktijk zien we echter dat van de complete module zeer sporadisch gebruik wordt gemaakt. Dit heeft ons doen besluiten om de module terug te brengen naar één instructie.
Samenstellingsopdrachten
De module Samenstellingsopdrachten wordt aangescherpt op basis van de consultatieronde ten aanzien van Standaard 4410 die begin 2018 tegelijk met de consultatie van NOCLAR is gehouden. Aanpassingen in Standaard 4410 die hieruit voortkomen, worden in de module Samenstellingsopdrachten verwerkt.
Technische ontwikkelingen in Scienta
Novak maakt voor de uitlevering van het Kwaliteitssysteem gebruik van de cloudtoepassing Scienta. Ook hier zit men niet stil. Technische ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Zodra nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen, kunt u hier (afhankelijk van uw licentie) direct gebruik van maken. Eén van de laatste ontwikkeling betreft ‘formulieren’. Hiermee kunnen processen dynamisch worden ingericht. Dat wil zeggen: het koppelen van acties aan personen en deadlines zodat ook de opvolging van acties kan worden gemonitord. In de komende maanden zullen we samen met Scienta gaan bekijken of we met de techniek ‘formulieren’ in Scienta het onderdeel ‘Beheersing van kwaliteit’ (module Kantooropzet en beheersing) dynamisch kunnen maken wanneer dit kantoren in belangrijke mate zou ondersteunen bij het beheersen van kwaliteit en het vastleggen van zowel evaluaties als opvolging.
Vragen?
Heeft u vragen of opmerkingen over de aankomende update of over het Novak Kwaliteitssysteem, neem dan contact op met Novak DIRECT. Wij helpen u graag!