Sinds de industrialisatie (en ver daarvoor) is het bekend dat onduidelijkheid leidt tot onveiligheid. Als de bedieningsinstructies van een machine niet voldoende duidelijk zijn kan dit zorgen voor onveilige situaties. Om dit te voorkomen worden er goed zichtbare en eenduidige instructies met heldere pictogrammen geplaatst. In de omgang met elkaar is dit minder het geval. Toch hoor je steeds meer mensen melden dat ze zichzelf onveilig voelen. Tijd voor meer duidelijkheid dus…
Onduidelijkheid is een sluimerende en besmettelijke ziekte die veel organisaties in haar greep heeft. Het begint al bij in dienst treden. Wat verwachten wij concreet van elkaar? De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vaak zo ruim mogelijk omschreven. Dit om de instructievrijheid van de werkgever niet te beperken. Ook wil men de zogenaamde ‘SNIFO’ voorkomen: “..deze taak voer ik niet uit, het Staat Niet In de Functie-Omschrijving.”.
Een functieomschrijving ruim en alles omvattend te houden heeft ook nadelen. Het is lastig om te bepalen wat er nu concreet wordt verwacht. Doordat hier bij de ‘onboarding’ (wegwijs maken binnen de organisatie) ook niet altijd evenveel aandacht aan wordt besteed, worden de eerste beoordelingsgesprekken regelmatig ervaren als ‘veroordelingsgesprekken’. Eerst wordt er niet concreet verteld wat er wordt verwacht en vervolgens worden mensen afgerekend op iets wat zij niet konden voorzien.
Ook in de samenwerking binnen een organisatie is onduidelijkheid een groot risico. Mag je nu wel of niet van de collega verwachten dat hij of zij de betreffende taak verricht? Of ben jij hier toch voor verantwoordelijk? Er wordt binnen organisaties vaak verondersteld dat het duidelijk is.. en we betalen hen er toch goed voor…
Om goed te ervaren hoe lastig het is raad ik 2 kleine oefeningen aan:
- Laat een medewerker opschrijven wat hij of zij in de week doet en hoeveel tijd hij of zij per taak besteed;
- Schrijf alle taken van de functieomschrijvingen uit in processen en check of alle voorkomende werkzaamheden volledig worden ingevuld door de functionarissen.
Bij de eerste oefening kom je erachter dat veel medewerkers geen idee hebben waaraan zij al hun tijd kwijt raken. Bij de tweede oefening kom je erachter dat veel werkzaamheden binnen een organisatie niet volledig of soms zelfs helemaal niet door een functionaris hoeven te worden opgepakt.
Nu ben ik niet een voorstander van het in detail alles uitschrijven en toewijzen aan verantwoordelijken, maar meer oog voor duidelijkheid is wel nodig. Onduidelijkheid zorgt voor stress.
Meer duidelijkheid in voorschriften, instructies en pictogrammen rondom ongewenst (en gewenst) gedrag is zeer wenselijk. Nu ontstaan er te gemakkelijk situaties waarin iemand weinig onderbouwd kan roepen dat hij of zij zich onveilig voelt. Ja, het gaat om de beleving van degene die het betreft, maar het mag niet als excuus en argument kunnen gelden voor alles wat iemand even niet wil.
Mensen moeten zich zeker en gesteund voelen hiervoor is een werkgever ook verantwoordelijk. Als risico’s groter worden biedt alleen duidelijkheid nog houvast. Werk dus continu aan duidelijkheid om een veilige werkomgeving te kunnen waarborgen. Dit voorkomt discussie en verzuim en vergoot de motivatie en productiviteit.
Alvast veilige en vitale dagen gewenst!
Heeft u vragen omtrent dit onderwerp? Neem dan contact op met:
Drs. Wim Huurman, Wim is HRM-adviseur en al meer dan dan tien jaar eigenaar van Pilatusdam Mens & Organisatie (zie www.pilatusdam.nl) en Novak DIRECT adviseur op HRM gebied.
Telefoon: 079-3313747/06-2060274
E-mail: wim.huurman@pilatusdam.nl.
Website: www.pilatusdam.nl
