De Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) worden vervangen door nieuwe regelgeving. Begin dit jaar heeft het bestuur van de NBA de opvolging vastgesteld en op 20 februari jl. is deze in de Staatscourant gepubliceerd. De opvolging van de NVKS bestaat uit de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM) en 3 standaarden voor kwaliteitsmanagement (SKM):
- NVKM: dit is de regelgeving met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem nader uitgewerkt in de Standaarden:
- SKM 1: regelt de onderwerpen (op kantoorniveau) die een kantoor in het eigen kwaliteitssysteem moet opnemen;
- SKM 2: regelt de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling;
- SKM 3N: regelt specifieke zaken op kantoorniveau zoals stemrechten, dagelijks beleid, waarneming en verzekering.
Deze nieuwe regelgeving betekent dat de accountancysector overgaat van kwaliteitsbeheersing naar kwaliteitsmanagement. Wat dit concreet voor jouw kantoor betekent leggen we in dit nieuwbericht verder uit.
Inwerkingtreding
Wanneer je met deze nieuwe regelgeving te maken krijgt hangt van jouw kantoorsituatie af. Voor kantoren met een OOB-vergunning geldt deze regelgeving sinds 1 januari 2025 (met terugwerkende kracht). Voor reguliere Wta-vergunninghouders geldt de nieuwe regelgeving per 1 januari 2026. Hierbij geldt dat SKM 1 van toepassing is op het complete kantoor, dus zowel ten aanzien van de wettelijke controleopdrachten als de overige opdrachten wanneer deze opdrachten door één en hetzelfde kantoor worden uitgevoerd. Voor alle andere kantoren geldt 1 januari 2027.
De NVKM en onderliggende standaarden zijn van toepassing op alle accountantskantoren en accountants die assurance-opdrachten of aan assurance verwante opdrachten uitvoeren (de huidige NVKS-opdrachten).
Verlicht regime
Een verlicht regime zoals de NVKS kent, bestaat binnen de NVKM niet meer. Wel is SKM1 schaalbaar. Dit betekent dat de aard, de omvang en omstandigheden van zowel het kantoor als de opdrachten die het kantoor uitvoert bepalen of onderwerpen uitgebreid, beperkt of niet hoeven te worden uitgewerkt in het kwaliteitsmanagementsysteem van het kantoor.
Plan, do, check en act
Nieuw is dat SKM 1 is gebaseerd op de PDCA-cyclus, oftewel de Plan-Do-Check-Act-Cyclus, en daarmee een iteratief proces is ten aanzien van diverse componenten die in deze Standaard zijn geformuleerd:
- Governance en leiding;
- Relevante ethische voorschriften;
- Aanvaarding en continuering van cliëntrelaties en specifieke opdrachten;
- Opdrachtuitvoering;
- Middelen;
- Informatie en communicatie.
Het kantoor dient per kwaliteitsdoelstelling risico’s in kaart te brengen die het behalen van de doelstellingen bedreigen (het risico-inschattingsproces van het kantoor). Tot slot richt het kantoor maatregelen in die de risico’s terugbrengen naar een aanvaardbaar niveau. Als meer ‘ongoing proces’ dient mede op basis van afgeronde opdrachten te worden geëvalueerd of de kwaliteitsdoelstellingen zijn gehaald, of er eventuele tekortkomingen zijn gesignaleerd en of de ingezette maatregelen dienen te worden aangescherpt (het monitorings- en herstelproces).
Begin op tijd
De implementatie van de nieuwe regelgeving binnen jouw kantoor vraagt aanzienlijke inspanningen. Begin daarom op tijd zodat het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem van kantoor ruim voor de datum van inwerkingtreding klaar is. Vorm voor een zo breed mogelijk draagvlak een werkgroep (zowel vanuit de leiding als op de werkvloer) binnen het kantoor om gezamenlijk de nieuwe regelgeving te implementeren.
Update Novak Kwaliteitssysteem
Op dit moment vindt de ontwikkeling van de update voor het Novak Kwaliteitssysteem plaats om de nieuwe regelgeving hierin te implementeren. Bij de implementatie van de NVKS heeft Novak er destijds voor gekozen om de PDCA-cyclus al door te voeren. Op deze aanpak zal worden voortgeborduurd.
Aangezien het Novak Kwaliteitssysteem door zowel reguliere Wta-vergunninghouders als kantoren zonder Wta-vergunning wordt gebruikt, dient deze voor 1 januari 2026 aan te sluiten op de nieuwe regelgeving. Doelstelling dan ook is om de update begin september beschikbaar te stellen aan alle gebruikers. Kantoren die per 1 januari 2026 dienen te voldoen kunnen de update vervolgens dit najaar implementeren. Kantoren die pas per 1 januari 2027 moeten voldoen, hebben dus langer de tijd om de update te verwerken.
Stap over
Nog zelf een handboek dat moet worden aangepast aan de nieuwe regelgeving? Stap over naar het Novak Kwaliteitssysteem en maak de implementatie van de nieuwe regelgeving eenvoudig zonder veel gedoe. Vraag vandaag nog hier een online demo aan. Kwaliteitsmanagement begint met het Novak Kwaliteitssysteem voor mkb-accountantskantoren.
