Uitleg varianten Novak Kwaliteitssysteem
Het Novak Kwaliteitssysteem is modulair opgebouwd, schaalbaar en kent een viertal varianten. De verschillende varianten kennen een module op kantoorniveau (waarin onder andere de VGBA, NV NOCLAR, AVG, Wwft en de ViO zijn verwerkt) en één of meerdere modules op opdrachtniveau voor de uitvoering van accountancy-opdrachten (waarin de van toepassing zijnde opdrachtstandaarden uit de NV COS zijn verwerkt). Alle varianten bevatten daarnaast het Quality framework accountancy (QFA) en de QFA-library voor aansluiting op de NVKM, SKM 1, 2, 3N en de VAO 2025.
1. Samenstelpraktijk
Deze variant, bedoeld voor kantoren die alleen samenstellingsopdrachten uitvoeren, bevat de volgende modules:
- kantoorregelingen
- administratieve dienstverlening
- samenstellingsopdrachten inclusief overige non-assurance-opdrachten
2. Samenstelpraktijk met enkele beoordelings- en/of bijzondere assurance-opdrachten
Deze variant is voor kantoren die naast samenstellingsopdrachten enkele beoordelingsopdrachten en/of bijzondere assurance-opdrachten uitvoeren, zoals de verklaring verzekerd belang en de subsidieverklaring. Deze variant bevat de modules:
- kantoorregelingen
- administratieve dienstverlening
- samenstellingsopdrachten inclusief overige non-assurance-opdrachten
- beoordelingsopdrachten inclusief bijzondere assurance-opdrachten
3. Gecombineerde samenstel- en assurancepraktijk inclusief controleopdrachten
Deze variant is voor kantoren die samenstellingsopdrachten, beoordelingsopdrachten, bijzondere assurance-opdrachten (zoals verklaring verzekerd belang en subsidieverklaring) en wettelijke en/of vrijwillige controleopdrachten uitvoeren. Deze variant bevat de volgende modules:
- kantoorregelingen
- administratieve dienstverlening
- samenstellingsopdrachten inclusief overige non-assurance-opdrachten
- Beoordelingsopdrachten
- module controleopdrachten inclusief bijzondere assurance-opdrachten
4. Samenstelpraktijk eenmanskantoor
Deze variant, uitsluitend bedoeld voor eenmanskantoren die alleen samenstellingsopdrachten uitvoeren, is helemaal op maat gesneden voor het eenmanskantoor en deze variant kan direct in de praktijk worden toegepast. Deze variant bevat de volgende modules.
- kantoorregelingen
- administratieve dienstverlening
- samenstellingsopdrachten inclusief overige non-assurance-opdrachten
In tegenstelling tot variant 1, 2 en 3 kent variant 4 geen Scienta-licentiekosten
Het Quality framework accountancy (QFA)
Het Quality framework accountancy (QFA) is het raamwerk voor jouw kwaliteitsmanagementsysteem op basis van Scienta om te voldoen aan de Standaard voor kwaliteitsmanagement (SKM) 1. Naast dat dit framework standaard onderdeel uitmaakt van het Novak Kwaliteitssysteem, kan dit framework in Scienta ook zelfstandig ingezet worden in combinatie met eigen handboeken.
In het QFA worden kwaliteitsdoelstellingen vastgelegd evenals de kwaliteitsrisico’s en maatregelen zoals vereist vanuit SKM 1. Door het gebruik van het QFA in combinatie met eigen handboeken zorg je ervoor dat je deze handboeken integreert in één online kwaliteitsmanagementsysteem waarbij de bestaande basis (jouw eigen handboeken) behouden blijft. Het QFA in Scienta bevat technische functionaliteiten om de audittrail inzichtelijk te maken ten aanzien van de kwaliteitsdoelstellingen, kwaliteitsrisico’s en maatregelen. Ook creëer je hiermee in een handomdraai overzichten zodat je precies weet waar jouw kwaliteitsmanagementsysteem staat. Voorbeelden zijn: welke kwaliteitsdoelstellingen zijn nog niet gehaald? Welke kwaliteitsrisico’s kennen een classificatie ‘hoog’? Welke maatregelen bevatten een herstelmaatregel? Wat zijn eventuele deadlines?
Daarnaast kan je eenvoudig taken uitzetten bij collega’s, bijvoorbeeld in het kader van monitoringactiviteiten. Het QFA is de schil om jouw eigen handboeken heen en zorgt ervoor dat je een praktisch hulpmiddel hebt om te voldoen aan de eisen vanuit SKM 1 voor inzicht, overzicht en aantoonbaarheid.
Aanvullende modules Novak Kwaliteitssysteem
De basisvarianten zijn eenvoudig uit te breiden met een aantal aanvullende modules:
Module HRM
Met de module ‘HRM’ leg je de basis voor het kantoor op het gebied van Human Resource Management. Of het nu gaat om arbeidsvoorwaarden, functieprofielen, beoordeling of opleiding. De periodieke updates zorgen ervoor dat bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden blijven aansluiten op actuele wettelijke bepalingen.
Module Fiscale opdrachten
De module ‘Fiscale opdrachten’ bevat instructies per fase (aanvaarding en continuatie, planning, uitvoering en afronding) voor fiscale opdrachten, rekening houdend met het feit dat deze opdrachten door een accountantskantoor worden uitgevoerd.
Module BTW
De module Btw is een initiatief van het BTW-INSTITUUT in samenwerking met Novak en bevat allerhande uitwerkingen ten aanzien van btw-onderwerpen waarbij de inhoud direct in de praktijk kan worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan btw-aftrek en vrijstellingen, maar ook over bijzondere regelingen.
Het betreft een compleet en actueel online naslagwerk op het gebied van de btw dat in begrijpelijke taal is geschreven. Het bevat links naar rechtspraak en beleid waardoor deze waardevolle informatie direct beschikbaar is. De periodieke updates worden verzorgd door de ervaren btw-specialisten van het BTW-INSTITUUT.
Uitbreiding Novak Kwaliteitssysteem
Voor het Novak Kwaliteitssysteem bestaan er de volgende uitbreidingsmogelijkheden:
- Aanvullend onderhoudsabonnement voor de implementatie van het Novak Kwaliteitssysteem en het verwerken van de periodieke update inclusief het doorspreken ervan op kantoor. Hiermee heb je geen omkijken naar het beheer van jouw Novak Kwaliteitssysteem;
- Dossiertemplates bij de diverse softwareleveranciers, zoals Exact, CaseWare, Visionplanner, Infine en Make Life Easier (MLE);
- Cursussen met betrekking tot (onderdelen/onderwerpen uit) het Novak Kwaliteitssysteem;
- Waarneming;
- Beroepsaansprakelijkheid;
- Jaarlijkse review in het kader van de NVKM;
- Externe opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar;
- Externe kwaliteitsmanager.
Uitgelicht: Novak onderhoudsabonnement
Voor kantoren die het maximale uit het Novak Kwaliteitssysteem willen halen en het minste tijd kwijt willen zijn aan zowel de implementatie als het beheer ervan, is er het aanvullende onderhoudsabonnement. Met één all-in tarief is het complete beheer van jouw kwaliteitsmanagementsysteem geregeld. Klik hier voor meer informatie over het onderhoudsabonnement. Je kan ook rechtstreeks telefonisch contact opnemen met Marcel Kurvers (06-48313390), projectmanager van het Novak Kwaliteitssysteem. Reviews van kantoren over het onderhoudsabonnement zijn hier te lezen.
Het Novak Kwaliteitssysteem is opgenomen in de cloudoplossing ‘ WoodWing Scienta’. Voor toegang tot het eigen Novak Kwaliteitssysteem (varianten 1, 2 en 3) zijn licenties benodigd op basis van het aantal medewerkers dat werkzaam is binnen het kantoor. Zo dient een kantoor met vijf medewerkers, vijf gebruikerslicenties voor WoodWing Scienta aan te schaffen. Voor de variant ‘eenmanskantoor’ van het Novak Kwaliteitssysteem, zijn geen Scienta-licenties benodigd omdat eenmanskantoren hiervoor geen eigen WoodWing Scienta-omgeving nodig hebben. Klik hier voor een overzicht van de licentietarieven voor WoodWing Scienta.
