Verzuim is een optelsom van keuzes, daarmee een vorm van gedrag en dus beïnvloedbaar. Met drie gesprekken kunnen leidinggevenden het ziekteverzuim van hun medewerkers op een positieve wijze beïnvloeden, namelijk bij de telefonische ziekmelding, bij het terugkeergesprek en tijdens het verzuimgesprek.
Telefonische ziekmelding
Veel leidinggevenden hebben moeite met de telefonische ziekmelding. Zij vrezen dat dit contact als controlerend en wantrouwend wordt ervaren. Onnodig, de gestelde vragen gaan vooral over het werk, de negatieve gevolgen van de afwezigheid dienen namelijk beperkt te worden. Hiermee klinkt door dat de medewerker gemist wordt en er dus toe doet. Een aantal voorbeeldvragen:
- Wat is de verwachte duur van het verzuim?
- Welke afspraken/werkzaamheden moeten uitgesteld/overgenomen worden?
- Van welke zaken moeten collega’s op de hoogte worden gebracht?
- Wat zijn de mogelijkheden voor het doen van aangepast werk?
- Houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval of zwangerschap?
- Is er sprake van een verkeersongeval (regresmogelijkheden)?
Als een medewerker zich ziek voelt, hoeft dat niet direct te betekenen dat hij of zij arbeidsongeschikt is en niet kan werken. De leidinggevende vraagt daarom ook wat de medewerker met zijn klachten nog wel zou kunnen doen. Met deze vragen ontstaat er een beeld van de mogelijkheden voor (aangepast) werk op wellicht aangepaste tijden. Op deze vragen is de medewerker verplicht te antwoorden.
Terugkeergesprek
Start met opmerken dat je blij bent dat de medewerker weer terug is, anders kan deze denken dat hij/zij tijdens het verzuim blijkbaar niet gemist is. Aandachtspunten bij zo’n terugkeergesprek zijn:
- Kan de medewerker alweer voor 100% werken?
- Zijn er eventuele veranderingen of belangrijk nieuws?
- Vertel dat de medewerker op de leidinggevende en zijn collega’s terug kan vallen.
Als de medewerker nog niet alle werkzaamheden kan verrichten of een aantal uren per dag gaat werken, informeert de leidinggevende de collega’s die eventueel (deels) het werk over moeten nemen. Zo’n mededeling voorkomt scheve gezichten.
Frequent verzuimgesprek
Als een medewerker van de normafwijkend verzuimgedrag vertoont (meestal gemeld door de arbodienst), wordt er een verzuimgesprek gevoerd. Een verzuimgesprek kent de volgende stappen:
stap 1: opsomming van de feiten;
stap 2: opsomming van de gevolgen;
stap 3: uitspreken van het doel;
stap 4: reactie van de medewerker;
stap 5: bedenken van oplossingen;
stap 6: maken van afspraken.
De leidinggevende informeert de medewerker aan de hand van een overzicht over zijn ziekteverzuim (stap 1). Hij geeft aan dat de medewerker frequenter of langer dan gebruikelijk verzuimt of dat er een patroon (bijvoorbeeld altijd op vrijdag) waarneembaar is. Door het opsommen van de feiten zet de leidinggevende op een rustige wijze de toon van het gesprek. Daarna geeft de leidinggevende aan wat de gevolgen zijn van de afwezigheid (stap 2). Bijvoorbeeld het steeds opnieuw regelen van vervanging, lessen die uitvallen, vergaderingen die moeten worden geannuleerd, een project dat vertraging op loopt, etc.
De behoefte om thuis te blijven, is bij een medewerker hoog als het werk veel ziekmakende factoren kent
Let op: demedicaliseer het verzuim!
De leidinggevende praat niet over de klachten, maar over de gevolgen van de afwezigheid van de medewerker. Hij roept zijn medewerker dus niet ter verantwoording, maar hij wil een oplossing voor de verzuimoorzaken. Door over de afwezigheid van de medewerker te praten en niet over de ziekte, wordt het verzuim gedemedicaliseerd.
De leidinggevende verwoordt het doel van het gesprek (stap 3): het bespreken en wegnemen van de oorzaken van het ver zuim (stap 4). Als deze werk gerelateerd zijn, kunnen misschien in het gesprek al afspraken worden gemaakt. Als de oorzaken buiten het werk liggen, wordt de medewerker doorverwezen naar bijvoorbeeld professionele ondersteuning.
Om de eigen verantwoordelijkheid te stimuleren, krijgt de medewerker bij het bedenken van oplossingen (stap 5) alle ruimte. Het gesprek eindigt met het vastleggen van de afspraken (stap 6) en het bepalen van een datum waarop getoetst wordt of deze afspraken tot het gewenste resultaat leiden.
Door: Wim Huurman, adviseur en HRM Novak DIRECT, en Jacco van den Berg, oprichter en directeur van Van den Berg Training & Advies.
Heeft u aanvullende expertise nodig op het gebied van HRM? Neem dan contact op met Novak DIRECT. We helpen u graag verder!
